In dieses Verzeichnis tragt ihr jede Verarbeitungstätigkeit einzeln ein. Das kann eine Veranstaltung sein, das kann eure allgemeine Mitgliederverwaltung (inklusive Kassenführung und Einladung zur Stammesvollversammlung sein), das kann euer Gruppenstundenleben sein usw. Jede Änderung müsst ihr kenntlich machen!

Das Verzeichnis besteht aus 3 Teilen:

  1. Vorblatt mit den Stammdaten eures Stammes (immer gleich)
  2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit (für jede Verarbeitungstätigkeit neu)
  3. optionale weitere Angaben (für jede Verarbeitungstätigkeit neu, aber meist gleichbleibend)


Work in Progress

Inhalt:

1. Vorblatt

Name und Sitz1 der Einrichtung

sowie Homepage

Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP) Stamm Zuckerberg
Silikontal 34
55555 Verda Loko

www.stamm-zuckerberg.de

Angaben zum Verantwortlichen

Name & Anschrift1

Telefon

E-Mail

Harry Holzbein, Stammesführer
Karl-Marx-Straße 7
55543 Verda Loko

01234-987654321

zuckerberg@nds.pfadfinden.de


ggf. zum gemeinsam mit diesem Verantwortlichen2

Name & Anschrift1

Telefon

E-Mail

Karl Klammer, Stammesführer
Konrad-Adenauer-Allee 11
55534 Verda Loko

01234-123456789

zuckerberg@nds.pfadfinden.de

Angaben zur*m Datenschutzbeauftragten

Name & Anschrift

Telefon

E-Mail

Helga Hordenpott
Hinter dem Monde 11
55554 Verda Loko

01234-741258963

datenschutz@stamm-zuckerberg.de

zu 1: Anmerkungen zum Vorblatt


1) Eure Sitzanschrift ist euer Stammesheim. Die Anschrift der Verantwortlichen ist die Wohnanschrift der Stammesführung.

2) Dies tritt ein, wenn ihr eine Doppelspitze habt.


2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit

Verarbeitungstätigkeit:

lfd. Nr.:

Sommerlager 2018

2018/4

erste Erstellung:

letzte Änderung:

Version:

  


1

verantwortliche Abteilung1

Name der verantwortlichen Person

Kontakt

Sommerlagerteam

Klaus Kloster

0174-123654770
sommerlager@stamm-zuckerberg.de

Zwecke der Verarbeitung
  • Durchführung der Veranstaltung
  • Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber den Teilnehmer*innen
  • Zuschussbeantragung, Abrechnung
Kategorien betroffener Personen
  • Mitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen ("Teilnehmer*innen")
  • ggf. Nicht-Mitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen ("Anwärter*innen")
  • bei Minderjährigen ggf. deren Erziehungsberechtigten
Kategorien verarbeiteter Daten
  • allgemeine persönliche Informationen (Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung)
  • Kontaktdaten
  • ggf. Bildnis

besondere Arten betroffener Daten:

  • Gesundheitsdaten

Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Zugriffsberechtigte (intern)



Kategorien und Namen der Datenempfänger*innen (extern)2

intern:

  • Sommerlagerteam
  • Stammesrat
  • Schatzmeister*in

extern:

  • öffentliche Stellen: Stadtjugendhilfe

Datenübermittlung an Drittland oder internationale Organisation3




ggf. Name des Drittlandes oder der internationalen Organisation

[X] Datenübermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant

[ ] Datenübermittlung findet wie folgt statt:

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien4

1 Monat nach Ende der Veranstaltung oder nach Abschluss der Abrechnung (je nachdem, was früher eintritt)

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)siehe TOM-Beschreibung
Verantwortliche*rDatumUnterschrift


Karl Klammer





zu 2: Anmerkungen zu Angaben üb. Verarbeitungstätigkeit


1) hier ist zunächst die "verantwortliche Fachabteilung" zu nennen, also z.B. die Gruppe (Meute, Sippe, Runde, EDV-Beauftragte*r ...) oder das Veranstaltungsteam (Sommerlagerteam, ...). (Warnung) Wenn Sommerlagerteam und Stammesrat die gleichen Personen umfasst, nehmt ihr bitte trotzdem Sommerlagerteam!


2) Sollte sich im Verlaufe des Lagers herausstellen, dass ihr Daten gegenüber z.B. einem Arzt offenlegen müsst, weil die betroffene Person das selbst nicht kann, dann müsst ihr das hier ergänzen.


3) Drittländer und internationale Organisationen sind Länder bzw. internationale Organisationen außerhalb der EU. Es gibt sichere und nicht-sichere Drittländer. Sichere Drittländer sind relativ safe, es handelt sich (Stand ) um:

  • Andorra
  • Argentinien
  • Kanada (nur kommerzielle Organisationen)
  • Färöer
  • Guernsey
  • Israel
  • Isle of Man
  • Jersey
  • Neuseeland
  • Schweiz
  • Uruguay
  • USA (wenn der*die Empfänger*in dem Privacy Shield angehört; das überprüft ihr hier: https://www.privacyshield.gov/list)

Wenn euer Land sich nicht auf dieser Liste befindet, heißt das nicht, dass ihr keine Daten mehr übermitteln dürft. Es gibt aber dann ganz bestimmte Voraussetzungen und Dinge zu tun. Meldet euch bitte vor der Übermittlung in der LGS, um zu erfahren, was dann geschehen muss.


4) Hier müsst ihr nicht angeben, dass die Abrechnung noch länger aufbewahrt wird, weil die Aufbewahrung alter Abrechnungen für die gesetzliche vorgeschriebene Frist eine neue Verarbeitungstätigkeit ist, die keiner Aufnahme in das Verzeichnis bedarf, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und Archivcharakter hat (Schützen solltet ihr die Daten natürlich trotzdem). Das gleiche gilt für die Aufbewahrung durch die für euch zuständige Zuschussbehörde.

3. optionale weitere Angaben

folgt

zu 3: Anmerkungen zu optionalen weiteren Angaben

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