- Erstellt von Lukas Kison (BiRef), zuletzt geändert von Lukas Kison am 21.08.2020
In dieses Verzeichnis tragt ihr jede Verarbeitungstätigkeit einzeln ein. Das kann eine Veranstaltung sein, das kann eure allgemeine Mitgliederverwaltung (inklusive Kassenführung und Einladung zur Stammesvollversammlung sein), das kann euer Gruppenstundenleben sein usw. Jede Änderung müsst ihr kenntlich machen!
Das Verzeichnis besteht aus 3 Teilen:
- Vorblatt mit den Stammdaten eures Stammes (immer gleich)
- Angaben über die Verarbeitungstätigkeit (für jede Verarbeitungstätigkeit neu)
- optionale weitere Angaben (für jede Verarbeitungstätigkeit neu, aber meist gleichbleibend)
Work in Progress
Inhalt:
1. Vorblatt
Name und Sitz1 der Einrichtung sowie Homepage | Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP) Stamm Zuckerberg www.stamm-zuckerberg.de |
Angaben zum Verantwortlichen Name & Anschrift1 Telefon | Harry Holzbein, Stammesführer 01234-987654321 zuckerberg@nds.pfadfinden.de |
ggf. zum gemeinsam mit diesem Verantwortlichen2 Name & Anschrift1 Telefon | Karl Klammer, Stammesführer 01234-123456789 zuckerberg@nds.pfadfinden.de |
Angaben zur*m Datenschutzbeauftragten Name & Anschrift Telefon | Helga Hordenpott 01234-741258963 datenschutz@stamm-zuckerberg.de |
zu 1: Anmerkungen zum Vorblatt
1) Eure Sitzanschrift ist euer Stammesheim. Die Anschrift der Verantwortlichen ist die Wohnanschrift der Stammesführung.
2) Dies tritt ein, wenn ihr eine Doppelspitze habt.
2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit
Verarbeitungstätigkeit: lfd. Nr.: | Sommerlager 2018 2018/4 |
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erste Erstellung: letzte Änderung: Version: |
1 |
verantwortliche Abteilung1 Name der verantwortlichen Person Kontakt | Sommerlagerteam Klaus Kloster 0174-123654770 |
Zwecke der Verarbeitung |
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Kategorien betroffener Personen |
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Kategorien verarbeiteter Daten |
besondere Arten betroffener Daten:
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Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden Zugriffsberechtigte (intern) Kategorien und Namen der Datenempfänger*innen (extern)2 | intern:
|
extern:
| |
Datenübermittlung an Drittland oder internationale Organisation3 ggf. Name des Drittlandes oder der internationalen Organisation | [X] Datenübermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant [ ] Datenübermittlung findet wie folgt statt: |
Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien4 | 1 Monat nach Ende der Veranstaltung oder nach Abschluss der Abrechnung (je nachdem, was früher eintritt) |
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) | siehe TOM-Beschreibung |
Verantwortliche*r | Datum | Unterschrift |
---|---|---|
Karl Klammer |
zu 2: Anmerkungen zu Angaben üb. Verarbeitungstätigkeit
1) hier ist zunächst die "verantwortliche Fachabteilung" zu nennen, also z.B. die Gruppe (Meute, Sippe, Runde, EDV-Beauftragte*r ...) oder das Veranstaltungsteam (Sommerlagerteam, ...). Wenn Sommerlagerteam und Stammesrat die gleichen Personen umfasst, nehmt ihr bitte trotzdem Sommerlagerteam!
2) Sollte sich im Verlaufe des Lagers herausstellen, dass ihr Daten gegenüber z.B. einem Arzt offenlegen müsst, weil die betroffene Person das selbst nicht kann, dann müsst ihr das hier ergänzen.
3) Drittländer und internationale Organisationen sind Länder bzw. internationale Organisationen außerhalb der EU. Es gibt sichere und nicht-sichere Drittländer. Sichere Drittländer sind relativ safe, es handelt sich (Stand ) um:
- Andorra
- Argentinien
- Kanada (nur kommerzielle Organisationen)
- Färöer
- Guernsey
- Israel
- Isle of Man
- Jersey
- Neuseeland
- Schweiz
- Uruguay
- USA (wenn der*die Empfänger*in dem Privacy Shield angehört; das überprüft ihr hier: https://www.privacyshield.gov/list)
Wenn euer Land sich nicht auf dieser Liste befindet, heißt das nicht, dass ihr keine Daten mehr übermitteln dürft. Es gibt aber dann ganz bestimmte Voraussetzungen und Dinge zu tun. Meldet euch bitte vor der Übermittlung in der LGS, um zu erfahren, was dann geschehen muss.
4) Hier müsst ihr nicht angeben, dass die Abrechnung noch länger aufbewahrt wird, weil die Aufbewahrung alter Abrechnungen für die gesetzliche vorgeschriebene Frist eine neue Verarbeitungstätigkeit ist, die keiner Aufnahme in das Verzeichnis bedarf, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und Archivcharakter hat (Schützen solltet ihr die Daten natürlich trotzdem). Das gleiche gilt für die Aufbewahrung durch die für euch zuständige Zuschussbehörde.
3. optionale weitere Angaben
folgt
zu 3: Anmerkungen zu optionalen weiteren Angaben
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