In dieses Verzeichnis tragt ihr jede Verarbeitungstätigkeit einzeln ein. Das kann eine Veranstaltung sein, das kann eure allgemeine Mitgliederverwaltung (inklusive Kassenführung und Einladung zur Stammesvollversammlung sein), das kann euer Gruppenstundenleben sein usw. Jede Änderung müsst ihr kenntlich machen! |
Das Verzeichnis besteht aus 3 Teilen:
Work in Progress |
Inhalt:
1. Vorblatt
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1) Eure Sitzanschrift ist euer Stammesheim. Die Anschrift der Verantwortlichen ist die Wohnanschrift der Stammesführung.
2) Dies tritt ein, wenn ihr eine Doppelspitze habt.
2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit
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1) hier ist zunächst die "verantwortliche Fachabteilung" zu nennen, also z.B. die Gruppe (Meute, Sippe, Runde, EDV-Beauftragte*r ...) oder das Veranstaltungsteam (Sommerlagerteam, ...). Wenn Sommerlagerteam und Stammesrat die gleichen Personen umfasst, nehmt ihr bitte trotzdem Sommerlagerteam!
2) Sollte sich im Verlaufe des Lagers herausstellen, dass ihr Daten gegenüber z.B. einem Arzt offenlegen müsst, weil die betroffene Person das selbst nicht kann, dann müsst ihr das hier ergänzen.
3) Drittländer und internationale Organisationen sind Länder bzw. internationale Organisationen außerhalb der EU. Es gibt sichere und nicht-sichere Drittländer. Sichere Drittländer sind relativ safe, es handelt sich (Stand ) um:
Wenn euer Land sich nicht auf dieser Liste befindet, heißt das nicht, dass ihr keine Daten mehr übermitteln dürft. Es gibt aber dann ganz bestimmte Voraussetzungen und Dinge zu tun. Meldet euch bitte vor der Übermittlung in der LGS, um zu erfahren, was dann geschehen muss.
4) Hier müsst ihr nicht angeben, dass die Abrechnung noch länger aufbewahrt wird, weil die Aufbewahrung alter Abrechnungen für die gesetzliche vorgeschriebene Frist eine neue Verarbeitungstätigkeit ist, die keiner Aufnahme in das Verzeichnis bedarf, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und Archivcharakter hat (Schützen solltet ihr die Daten natürlich trotzdem). Das gleiche gilt für die Aufbewahrung durch die für euch zuständige Zuschussbehörde.
3. optionale weitere Angaben
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